Bienvenue dans l'outil d'édition de modèles Leo

 

À partir de cette page, vous pouvez définir la structure et le contenu de votre modèle. Nous allons vous guider à travers ces étapes, qui sont présentées sous forme d'onglets en haut de la page :

• ÉDITEUR DE MODÈLE
• RÈGLES ET VARIABLES
• APERÇU DU RAPPORT

ÉDITEUR DE MODÈLE

L’ÉDITEUR DE MODÈLE définit la structure et le contenu essentiels de votre modèle. Pour commencer, vous ajouterez des sections/chapitres à l'aide du panneau de gauche. Une fois les sections créées, vous pouvez ajouter des questions et définir le format des réponses dans le modèle de rapport.

• Pour créer votre premier chapitre/section, cliquez sur le bouton Chapitres et sections [+] dans le panneau de gauche.

• Le formulaire Ajouter une section s'affiche...

Ajouter une section

Les informations que vous fournissez dans les champs du formulaire Ajouter une section aideront les utilisateurs à compléter ce chapitre/cette section d'un rapport :

• Titre : choisissez des titres de section/chapitre clairs et descriptifs qui permettent aux utilisateurs de naviguer facilement dans le modèle.

• Conseils pour les sections : saisissez toute instruction susceptible d'aider l'utilisateur à compléter la section du rapport. Les conseils de section apparaîtront à l'utilisateur lorsqu'il cliquera sur l'icône [?] pendant qu'il remplit le rapport. (Par exemple, si un utilisateur remplit un rapport comportant des questions relatives aux règles de l'AMF - telles que la revue des documents commerciaux - un conseil de section peut fournir des indications sur cette réglementation, ou éventuellement des définitions des termes utilisés). Ces informations sont facultatives.

Type de personne propriétaire

• Choisir entre Propriétaire ou Réviseur : par défaut, tous les chapitres sont définis comme Propriétaire (ce qui signifie que le Réviseur peut également les voir, puisqu'il dispose d'un niveau d'autorisation supérieur à celui d'un Propriétaire). Mais vous pouvez choisir de marquer certains chapitres pour que seuls les réviseurs puissent les voir. Vous pouvez par exemple sélectionner cette option pour une évaluation annuelle d'employé (RH), lorsqu'un responsable ne souhaite pas que certains chapitres soient visibles aux employés.
  
  
• Ensuite, cochez les cases qui correspondent à ce dont vous avez besoin pour votre modèle.
  
  • Visible : si vous cochez cette option, le chapitre/la section sera visible pour les utilisateurs. Si vous ne la cochez pas, le chapitre/la section sera invisible par défaut. (Vous pouvez le faire apparaître à l'aide d'une règle plus spécifique si certaines conditions sont remplies - comme expliqué sous Règles).

• • Rapport noté : si vous cochez cette option, une valeur numérique peut être attribuée à chacune des réponses aux questions à choix multiples du chapitre/de la section. Ces valeurs peuvent être totalisées sous forme de « score » dans le rapport PDF. Cela peut être utile afin d'attribuer un score aux réponses dans le but de mesurer un objectif global ou un résultat pour tout projet d'évaluation.
  • Duplicable : si vous cochez cette option, la section/le chapitre peut être cloné(e) (ou dupliqué(e)) par l'utilisateur final. Cette option est utile si les utilisateurs doivent fournir des informations sur plusieurs clients, entreprises ou autres entités lorsqu'ils remplissent le rapport. Par exemple, si le rapport recueille des informations sur des clients, vous devrez ajouter une section demandant des détails sur chacune d'entre eux. Mais en tant que concepteur du modèle, vous ne saurez probablement pas combien d’information l'utilisateur aura besoin de soumettre, et vous ne pourrez donc pas savoir à l'avance combien de sections sur les clients il faudra créer. L'utilisateur pourra cloner/dupliquer la section autant de fois qu'il le souhaite. 

 

• Si vous souhaitez ajouter d'autres sections/chapitres à votre modèle, cliquez sur CRÉER ET CONTINUER.
  
• Si vous souhaitez créer une seule section/un seul chapitre pour l'instant, cliquez sur CRÉER. Vous pourrez en ajouter d'autres ultérieurement.

Maintenant que vous avez créé la première section/le premier chapitre de votre modèle, l'étape suivante consiste à ajouter les questions auxquelles les utilisateurs doivent répondre, afin qu'ils puissent compléter et soumettre leur rapport. 

Mise en place des Questions et réponses

• Cliquez sur la section/le chapitre que vous venez de créer
• Le titre de la section ou du chapitre apparaît à droite.
• Juste en dessous, cliquez sur le [+] à droite de ^ Questions et réponses pour créer une question. Vous accéderez à une fenêtre contextuelle.

Utilisation de la fenêtre contextuelle de création de questions

Nous expliquons ici les informations que vous devez saisir ou sélectionner dans chacun des champs du formulaire :

• Dans le champ Texte, tapez la question que vous souhaitez poser (voir nos exemples ci-dessus).
• Sélectionnez le type de réponse le plus utile parmi les options suivantes :
• Description : il s'agit d'un texte explicatif ; aucune question n'est posée. Utilisez-le lorsque vous souhaitez faire une introduction/une déclaration dans le cadre du rapport qui aidera à donner un contexte ou à soutenir d'autres réponses.
• Texte rapide : sélectionnez cette option si votre question nécessite une réponse écrite courte, telle qu'un nom ou une date.
• Texte enrichi : similaire au champ de texte rapide, il permet une mise en forme plus poussée, idéal pour les réponses plus longues. Utilisez cette option lorsque vous avez besoin que les utilisateurs fournissent une explication plus longue en guise de réponse ou de liste.
• Menu déroulant : sélectionnez cette option si votre question demande aux utilisateurs de sélectionner un seul choix dans une liste d'options prédéterminées.
• Case à cocher – Choix multiple : similaire au menu déroulant, mais les utilisateurs peuvent cocher un nombre quelconque de réponses appropriées à partir d'une liste prédéterminée.
• Boutons Radio – Choix unique : similaire au menu déroulant, mais présentée de manière que vous puissiez voir toutes les options à l'écran en même temps, contrairement à une sélection déroulante.
• Pièce jointe : choisissez cette option si la réponse exige que l'utilisateur télécharge un document, un fichier ou une image qui apparaîtra dans le rapport. Par exemple, cette option peut être utilisée pour télécharger une pièce d'identité dans le cadre de l'accueil d'un client.
• Tableau : à utiliser si l'utilisateur doit saisir des données tabulaires dans des colonnes. Vous pourrez prédéterminer les colonnes et l'utilisateur remplira les informations qu'elles contiennent.
• Créer un raccourci pour ajouter du texte enrichi au rapport : à utiliser si l'utilisateur doit fournir des informations supplémentaires qui n'ont pas encore été couvertes par les questions précédentes.
• Signature : cela crée un bouton sur lequel l'utilisateur peut cliquer. Le système enregistre alors son nom, la date et l'heure, ainsi que l'adresse IP.
• Ajoutez tout texte supplémentaire dans la case ci-dessous. Par exemple, si vous pensez que la question doit être expliquée plus en détail à l'utilisateur.
• Utilisez les options de formatage situées juste au-dessus de la zone de texte si vous souhaitez ajouter des puces ou des instructions numérotées.
  
  

Selon le type de réponse que vous avez sélectionné, une ou plusieurs des cases à cocher énumérées ci-dessous peuvent apparaître.

• Vérifiez les options qui correspondent à vos besoins :
  
  
  • Visible : cochez cette case si vous souhaitez que la question que vous définissez soit visible dès le départ (Les questions cachées peuvent être affichées à l'aide de règles, comme expliqué ci-dessous).
  • Obligatoire : sélectionner si une réponse à la question est requise de la part de l'utilisateur avant qu'il ne puisse soumettre le rapport (ces questions sont généralement marquées d'un [*] sur les formulaires).
  • Intégrer des questions à la création du rapport : Lors de la création d'un rapport, l'utilisateur est invité à répondre à une série de questions standard (par exemple, titre, date d'échéance, etc.). Cochez la case Intégrer des questions à la création du rapport si vous souhaitez ajouter la question que vous venez de créer à une liste de questions standard.
  • Tag : Vous pouvez utiliser le tag pour positionner et formater la réponse de l'utilisateur dans le rapport : cela vous permet de contrôler la façon dont la réponse apparaîtra. Nous vous recommandons vivement de sélectionner l'option Tag pour la plupart des questions, car la réponse de l'utilisateur doit généralement déclencher l'affichage d'un texte dans le rapport. Le tag de rapport que vous avez défini sera remplacé par la réponse de l'utilisateur à la question.

Tag : Si vous avez coché la case « Tag », vous devez indiquer ici le « nom » du tag. Il doit être court et descriptif. Nous vous recommandons d'utiliser les mots-clés du texte de la question, mais il peut s'agir de n'importe quoi - tant qu'il est unique dans le modèle. Le tag de rapport que vous avez défini sera remplacé par la réponse de l'utilisateur à la question. Le nom du tag ne sera pas visible pour l'utilisateur qui remplit le rapport.

En fonction du type de réponse sélectionné, d'autres options peuvent apparaître au bas de l'écran.

• Si le type de réponse que vous avez sélectionné comporte plusieurs options parmi lesquelles l'utilisateur peut choisir (telles que case à cocher, menu déroulant, radio, etc.), continuez à descendre dans la page et complétez :
  
  • Source d’options

En bas de la page, juste en dessous des options de réponse, cliquez sur le [+] à droite et remplissez ces champs :

• • Afficher le nom : il s'agit de l'option de réponse qui sera affichée à l'écran pour l'utilisateur qui remplit le rapport.

• • Texte du rapport : il s'agit d'un texte qui est déclenché en fonction de la réponse sélectionnée par l'utilisateur, et cette réponse est ensuite remplacée par le tag que vous avez créé.

• • Les violations (infraction à la réglementation) ou les risques (ne respecte pas meilleures pratiques du marché) d'une réponse.

• • Cliquez sur AJOUTER. Vous pouvez maintenant voir la question que vous avez posée dans la section « Questions et réponses ».

• Si vous souhaitez ajouter d'autres questions maintenant, cliquez sur CRÉER ET CONTINUER.
• Si la question que vous venez de définir est la dernière ou la seule que vous souhaitez créer à ce stade, cliquez sur CRÉER. Vous reviendrez à l'éditeur de modèle.

• Personnaliser le rapport : vous pouvez saisir un texte supplémentaire ici, afin de vous assurer que vous avez défini le contexte de la question dans le rapport avant que la réponse de l'utilisateur n'apparaisse.
• Format de réponse : si vous souhaitez spécifier un type de réponse qui n'est pas un texte libre, sélectionnez la façon dont vous souhaitez que la réponse apparaisse parmi les options du menu déroulant :
  
  • Texte
  • Texte Multilingue
  • Numérique
  • Alphanumérique
  • Téléphone
  • Email
  • Date
  • Date ultérieure

• Une fois que vous avez rempli ces deux champs facultatifs, cliquez sur CRÉER. Vous reviendrez à la page du L'ÉDITEUR DE MODÈLE.

Texte du rapport

De retour sur la page ÉDITEUR DE MODÈLE, vous verrez la zone ^ Texte du rapport (juste en dessous de ^ Questions et réponses). La zone Texte du rapport est l'endroit où vous pouvez spécifier comment le texte du rapport sera construit à partir des réponses saisies par les utilisateurs. Le texte final du rapport peut être une combinaison de :

Texte fixe : ce texte peut donner aux utilisateurs le contexte des questions auxquelles ils doivent répondre. Il comprend tout texte d'introduction au rapport et toute information explicative sur l'ensemble du rapport.

Tag : elles seront remplacées dans le rapport par les réponses de l'utilisateur. Vous aurez créé un tag pour chaque question.

Texte du rapport personnalisé : ce texte a été saisi dans le formulaire Questions et réponses lors de la création d'une question : il sert à contextualiser la réponse de l'utilisateur. Le texte du rapport personnalisé apparaîtra dans le rapport avec la réponse à cette question particulière uniquement.

• Cliquez sur le texte de rapport que vous souhaitez modifier et vous pouvez insérer du contexte à moins que vous ne l’ayez déjà fait dans la partie « Texte de rapport personnalisé ».
• Cliquez sur ENREGISTRER.

Modifier l'ordre des questions du rapport

Les nouvelles questions sont automatiquement ajoutées au bas d'une section.

• Vous pouvez modifier l'ordre de vos questions en les faisant glisser et en les déposant

• Vous pouvez également déplacer une question vers le haut ou vers le bas à l'aide du menu contextuel.
• Vous pouvez déplacer une question vers une autre section en la faisant glisser vers le chapitre ou la section correspondante dans la liste de droite.

Ajouter des sous-sections

Vous pouvez ajouter des sous-sections à chaque section/chapitre en procédant comme suit:

• Cliquez sur la section concernée dans la liste des sections/chapitres
• [...] apparaît à droite du nom du chapitre/de la section.
• Cliquez sur le [...] et sélectionnez Ajouter une sous-section dans le menu.
• Dans le même menu, vous pouvez également reconfigurer ou supprimer la section.

Vous pouvez réorganiser les sous-sections d'un chapitre en les faisant glisser et en les déposant à l'endroit où vous souhaitez qu'elles se trouvent.

RÈGLES ET VARIABLES

Maintenant que vous avez configuré vos questions et réponses, vous pouvez afficher ou masquer des sections entières ou des questions particulières à l'aide de l'onglet RÈGLES ET VARIABLES.

Pour définir une question ou une section qui n'est affichée que si d'autres conditions sont remplies (par exemple, les réponses aux questions précédentes), vous devez définir une règle. Les mêmes principes s'appliquent aux questions et aux sections.

Une fois que vous avez créé vos questions dans la section Questions et réponses, procédez comme suit :

• Cliquez sur l'onglet RÈGLES ET VARIABLES situé en haut du modèle.
  
  
• Pour créer une nouvelle règle, cliquez sur le [+] ajouter une nouvelle règle et saisissez les informations suivantes dans le formulaire contextuel :
  
  
• Nom de la règle : saisissez un nom qui vous permettra d'identifier clairement la règle. (L'utilisateur final ne la verra pas). Par exemple, si vous écrivez une règle pour une question sur la lutte contre le blanchiment d'argent, vous pouvez l'appeler LCB-FT.
• Une règle est définie pour s'exécuter lorsque les déclencheurs de celle-ci sont respectés. Configurez vos déclencheurs comme suit :
• Pour ajouter plusieurs déclencheurs, cliquez sur le [>] pour chaque déclencheur à créer.
• Dans le menu déroulant, sélectionnez les conditions du déclencheur :
• Un déclencheur peut contenir une ou plusieurs conditions. Le déclencheur peut être configuré pour s'exécuter si toutes ses conditions sont présentes ou si l'une d'entre elles l'est.
  
  • Choisissez la question à laquelle la règle s'appliquera
  • Puis choisir parmi :
    • Visible
    • Masqué
    • Égal à / N'est pas égal à : si vous sélectionnez cette option, le champ Réponse s'affichera également juste en dessous :

• Vous devez maintenant définir l'action (qui sera la conséquence du ou des déclencheurs que vous avez définis pour la règle). Dans la liste déroulante, sélectionnez:
  
  • Nom du contrôle : la question qui sera activée par le(s) déclencheur(s) que vous avez défini(s).

• • Action : choisissez parmi les options suivantes :
    
    • Afficher la question

• • • Cacher la question

• • • Définir la réponse à la question

• • Réponse : si vous avez sélectionné Définir la réponse à la question juste au-dessus, la réponse apparaîtra.

• Maintenant que vous avez configuré la règle, avec son (ses) déclencheur(s), sa (ses) condition(s) et son (ses) action(s), cliquez sur le bouton vert CRÉER.

APERÇU DU RAPPORT

Vous pouvez maintenant tester le modèle complété en vérifiant l’aperçu : 

• Sur la page Modèles, cliquez sur APERÇU DU RAPPORT (le quatrième onglet en haut de la page).
• Vous verrez un aperçu de la mise en page du modèle de rapport.
• Testez le modèle en saisissant du texte
• Cliquez sur l'onglet NOUVELLE SIMULATION pour tester le modèle autant de fois que vous le souhaitez.
• Effectuez d'autres modifications dans les sections concernées.

Publication du modèle

Maintenant que vous avez fini de créer et de modifier votre modèle, vous êtes prêt à le publier :

• Dans la page d'accueil Modèles, recherchez le modèle que vous avez créé ou mis à jour parmi la listedans de modèles.
• Cliquez sur le [...] à droite du nom du modèle et sélectionnez Modifier le statut
• Définissez le statut du modèle sur Publié

Connecter un modèle à un module

La dernière étape de la mise à disposition de votre modèle consiste à le connecter au module correspondant. Cela permet de s'assurer que les groupes et les utilisateurs disposant des autorisations nécessaires peuvent accéder au modèle.

Par exemple, si vous avez créé un modèle d'attestation, vous devez l'ajouter au module Attestation. Ensuite, en accédant au modèle à partir du module Attestation, un utilisateur peut saisir les réponses requises sur le modèle, créant ainsi un rapport PDF qui sera ensuite publié dans le module Attestation.

Voici les étapes à suivre pour ajouter votre modèle au module concerné et faire en sorte que les utilisateurs qui en ont besoin puissent y accéder :

• Sélectionnez Modifier le statut. Vous arrivez sur le formulaire contextuel.
• Dans la liste déroulante des modèles, sélectionnez le modèle que vous avez créé.
• Votre modèle apparaît désormais dans le module, de sorte que les utilisateurs des groupes disposant des autorisations nécessaires peuvent y accéder.
• Cliquez à nouveau sur [...] et sélectionnez Autorisations et choisissez les groupes qui peuvent voir ou interagir avec le modèle à différents niveaux d'accès.