Pour créer un nouveau plan de contrôle, le modifier ou le signer, rendez-vous sur la page d'accueil et recherchez la fonctionnalité Plan de contrôle.
Une fois sur cette page, cliquez sur un plan de contrôle existant pour le modifier ou le signer.
Pour créer un nouveau plan de contrôle, procédez comme suit :
- Cliquez sur le bouton « NOUVEAU PLAN DE CONTRÔLE ». Cela ouvrira une nouvelle page avec les paramètres de configuration.
- Remplissez le formulaire en fonction des besoins de votre société.
- Choisissez le modèle de rapport
- Choisissez l'année de clôture
- Définissez les questions pour le plan de contrôle. Elles dépendent du modèle utilisé, mais sont généralement les suivantes :
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- Type de stratégie d'investissement
- Les autres conditions
- L'activité de gestion
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- Cliquez sur « CRÉER ».
REMARQUE : Les champs en rouge sont obligatoires.
Une fois votre plan de contrôle configuré, une nouvelle page s'ouvre dans l'onglet « PLAN ».
Si vous accédez à l'onglet « PARAMÉTRAGE », vous pourrez configurer le nombre de signatures nécessaires pour activer le plan et définir qui peut le signer, mais aussi personnaliser les colonnes et en ajouter de nouvelles.
Une fois cela fait, accédez à l'onglet « PLAN » et :
- Élaborez votre plan de contrôle annuel
- Choisissez vos thématiques
- Définissez leurs risques bruts
- Définissez leurs fréquences
ASTUCE : Vous pouvez sélectionner plusieurs thématiques à la fois pour faciliter leur modification.
Une fois votre plan établi et configuré selon vos besoins, enregistrez-le et soumettez-le pour examen.
Une fois les signatures recueillies, le plan de contrôle devient actif.
Le plan de contrôle comporte quatre étapes :
- Brouillon
- Peut être modifié
- Peut soumettre le plan de contrôle dans l'état « En cours de révision », aux signataires désignés
- En cours de révision
- Ne peut pas être modifié
- Peut être signé par les signataires choisis. Une fois qu'un nombre suffisant de signatures a été recueilli, il passe à l'état « Actif ».
- Peut être ramené à l'état « Brouillon ».
- Actif
- Impossible de modifier
- Impossible de revenir à « Brouillon » ou « En cours de révision »
- Les rapports peuvent être créés à l'aide du plan de contrôle
- Impossible de supprimer, mais possible de désactiver et de passer à l'état « Inactif » (qui peut ensuite être supprimé)
- Inactif
- Ne peut pas être modifié
- Ne peut pas être utilisé par les rapports
- Peut être supprimé
- Peut être dupliqué pour créer un nouveau plan de contrôle
Une fois vos contrôles commencés, vous pouvez à tout moment suivre l’avancement en suivant ces étapes :
Rendez-vous sur votre Plan de contrôle actif et cliquez-en haut à gauche afin de télécharger le « Rapport de suivi ».
Le Plan de contrôle se mettant à jour automatiquement en fonction de l’avancement de vos contrôles sur vos fiches, vous pourrez alors consulter son état.
REMARQUE : Les plans de contrôle sont valables pendant 1 an et doivent être signés chaque année. Cela permet d'éviter qu'ils ne soient automatiquement reconduits et deviennent ainsi obsolètes.
Onglet Historique
L'onglet « HISTORIQUE » contient les versions précédentes (historiques) des fichiers PDF téléchargeables. La dernière version PDF du plan de contrôle est disponible dans l'onglet « PLAN ».
