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La capacité de chaque utilisateur à accéder, lire ou modifier des informations sur Leo est déterminée par les autorisations. Les autorisations d'un utilisateur sont décidées par le groupe auquel il ou elle est assigné(e) sur Leo. Chaque employé/utilisateur inscrit sur Leo est assigné à un groupe particulier*, qui est adapté à son rôle (par exemple : « Employés », « Dirigeants », etc.). Chaque utilisateur d'un groupe dispose des mêmes autorisations.
*Vous pouvez être assigné à plus d'un groupe, selon votre rôle.
Pour voir les autorisations qui peuvent être attribuées à des groupes particuliers (et donc aux utilisateurs de ce groupe), consultez la liste des autorisations.
Autorisations attribuées par défaut aux utilisateurs
Par défaut, un utilisateur ne peut accéder qu'aux fonctionnalités de Leo pour lesquelles son groupe a les autorisations d’accès. Si un groupe n'a aucune autorisation pour une fonction ou un domaine particulier de Leo, il ne sera pas accessible à ses utilisateurs. La fonction sera soit grisée et non cliquable, soit elle n'apparaîtra pas sur l’écran.
Les types d’autorisations
Il existe deux types d'autorisation sur Leo :
- Autorisations générales ;
- Autorisations spécifiques au contenu.
Ici on les explique plus en détail :
- Autorisations générales
Chaque groupe sur Leo reçoit des autorisations générales qui correspondent aux rôles de ses utilisateurs. Les autorisations d'un groupe s'appliquent à chaque utilisateur de ce groupe, leur permettant d'accéder aux zones de Leo qui les concernent. Normalement, c’est le groupe Administrateur qui peut donner ou supprimer des autorisations pour un groupe et ses utilisateurs. Cependant, cette capacité peut être attribuée à un autre groupe. - Autorisations spécifiques au contenu
Les autorisations spécifiques au contenu accordent à un groupe (et donc à ses utilisateurs) l'accès à des modules, des modèles de rapport ou des registres particuliers.
Les autorisations spécifiques au contenu sont affectées à un groupe par un administrateur (ou par un utilisateur d’un groupe qui a les autorisations pertinentes).
- L'éventail d'autorisations spécifiques au contenu
- Les autorisations spécifiques au contenu déterminent le type d'accès d'un groupe (et donc de ses utilisateurs) au contenu spécifique. Cela peut aller de la simple lecture, la capacité d'accéder à des fonctions ou des tâches particulières, à l'autorisation d'éditer certains éléments ou de modifier (par exemple) un registre entier.
- Modules de rapports
- Chaque module de rapport a ses propres autorisations. Vous pouvez contrôler les groupes (et donc les utilisateurs qui les composent) qui peuvent créer, lire ou modifier des rapports par module en fonction de si les rapports sont en cours, en revue ou publiés. Il existe d'autres catégories d'autorisations, mais celles-ci sont les principales.
- Attribution d'un accès utilisateur à un rapport
- Lorsqu'un administrateur (ou un groupe qui dispose des autorisations nécessaires) créé un nouveau rapport, il est demandé de l'assigner à l'utilisateur responsable de le remplir. Il est également possible d'ajouter des utilisateurs délégués afin que plusieurs personnes puissent interagir avec ce rapport spécifique.
- Selon les autorisations qui ont été attribuées à un utilisateur pour un rapport, l'utilisateur peut voir tout le rapport ou seulement un chapitre spécifique. Par exemple, si un employé effectue un bilan de fin d'année, il ou elle peut se voir attribuer l'accès uniquement au chapitre qu'il doit compléter, sans lui donner accès à d'autres informations qui sont attribuées à d'autres utilisateurs.
- Modèles de rapports
- Chaque modèle de rapport dispose d'autorisations qui déterminent qui peut lire ou modifier les aspects d'un rapport, en fonction de la nature de ce modèle.
- Presque tous ceux qui ont besoin d'interagir avec les rapports d'un modèle auront besoin d'une autorisation pour accéder à Voir les questions : cette fonction permet aux utilisateurs d'interagir avec les questions qui constituent le pilier de chaque rapport.
- Les registres
- Les autorisations pour chaque registre déterminent qui peut lire ou modifier les données de ce registre. Les administrateurs peuvent contrôler ces autorisations - allant de pouvoir lire ou modifier les entrées qui lui sont assignées personnellement, à la capacité de lire ou de modifier les entrées de tous les employés dans la société.
- Si un groupe est autorisé à lire un registre, les utilisateurs peuvent lire toutes les colonnes de ce registre. De même, si un groupe est autorisé à modifier un registre, les utilisateurs de ce groupe peuvent également modifier toutes les colonnes de ce registre.
- Autorisations des colonnes d'un registre
- Cependant, les autorisations pour les registres peuvent être rendues plus spécifiques à l'utilisateur. Par exemple, chaque colonne d'un registre a des autorisations qui contrôlent qui peut lire ou modifier les données. Les autorisations au niveau des colonnes sont importantes lorsque certaines colonnes doivent être verrouillées ou masquées pour certains utilisateurs.