Suivi des recommandations

Une recommandation est une mesure prise pour corriger ou résoudre une anomalie : c’est-à-dire une violation, un risque ou un point d’attention.

L'outil de suivi des recommandations permet aux utilisateurs d'assurer le suivi des anomalies identifiées dans les rapports, en rationalisant et en systématisant le processus de remédiation.

Cette fonction est accessible par deux voies :

• Module de suivi des recommandations : Un centre dédié à la coordination et à la supervision de toutes les recommandations ;
• Ajout de recommandations lors de l’édition d’un rapport : Gérer de manière transparente les recommandations directement dans le rapport, pendant que vous le rédigez.

Module de suivi des recommandations :

Cette nouvelle fonctionnalité rassemble toutes les violations, les risques et les points d’attention des rapports.

Pour ajouter une nouvelle recommandation, veuillez suivre ces étapes :

• Depuis la page d'Accueil, cliquez sur l'icône Suivi des recommandations qui se trouve dans l’une des catégories de l’accueil. Par défaut, l’outil se trouve dans la catégorie Contrôle interne ;
• Cliquez sur le bouton vert NOUVEAU ;
• Dans l'écran contextuel Créer une recommandation:
  • Choisissez le Rapport à partir duquel vous souhaitez créer une nouvelle recommandation ;
  • Choisissez l’Anomalie correspondante (violation/risque/point d’attention) que vous souhaitez traiter ;
  • Cliquez sur le bouton vert AJOUTER.
• Dans le nouvel écran contextuel Ajouter une recommandation :
  • Ajoutez une Description de l'action nécessaire pour l’anomalie détectée ;
  • Choisissez un Propriétaire à qui assigner l’anomalie ;
  • Choisissez une Date d'échéance pour la recommandation.

Vous pouvez également ajouter une recommandation à une violation, un risque ou un point d’attention en suivant les étapes suivantes :

• Trouvez la recommandation dont vous avez besoin dans le tableau de suivi ;
• Cliquez sur les trois points (...) et choisissez Ajouter une recommandation;
  • Ajoutez une Description de l'action nécessaire pour l’anomalie ;
  • Assignez-la à un utilisateur (Propriétaire) ;
  • Choisissez une Date d'échéance pour la recommandation.Dans le nouvel écran contextuel Ajouter une recommandation ;

Vous pouvez également demander à Leo de vous amener au rapport où se trouve l’anomalie correspondante.

Pour visualiser le rapport correspondant à une certaine recommandation ou anomalie, veuillez suivre les étapes suivantes :

• Trouvez la recommandation dont vous avez besoin dans le tableau de suivi ;
• Cliquez sur les trois points (...) et choisissez Voir le rapport associé ;
• Le système vous redirigera automatiquement vers le rapport et le chapitre où se trouve l’anomalie correspondante.

Par ailleurs, vous pouvez définir le risque lié à l’anomalie et voir l'évolution de la situation.

Pour définir le risque, veuillez procéder comme suit :

• Trouvez la recommandation dont vous avez besoin dans le tableau de suivi ;
• Cliquez sur l'icône en forme crayon dans la colonne Risque et choisissez le niveau de risque (par défaut, les 3 niveaux de risque sont : faible, moyen et élevé).

Ajout de recommandations lors de l’édition d’un rapport :

L'utilisation de cet outil est simple. Les utilisateurs, lorsqu'ils repèrent une anomalie dans un rapport, ils peuvent créer une recommandation immédiatement et de manière transparente.

Pour ajouter une recommandation, veuillez procéder comme suit :

• Dans le rapport, trouvez l’anomalie en bas de page pour laquelle vous souhaitez ajouter une recommandation ;
• Cliquez sur les trois points (...) de l'anomalie et choisissez Ajouter une recommandation ;
• Dans le nouvel écran contextuel Ajouter une recommandation :
  • Ajoutez une Description de l'action nécessaire pour l’anomalie ;
  • Assignez-la à un utilisateur spécifique (Propriétaire).
  • Choisissez une Date d'échéance pour la recommandation.

Automatiquement, la recommandation apparaîtra dans le résumé du rapport (si le résumé a été coché comme ajouté lors de la création du rapport) et sera ajoutée dans le module de suivi des recommandations.

Les recommandations non résolues peuvent être reportées de manière transparente sur le rapport suivant de la série de contrôle.