Duplication, modification et mise à jour d'un modèle existant

Nous expliquons ici le processus de modification d'un modèle existant. Il peut s'agir d'un modèle Leo pro forma que vous souhaitez adapter à votre activité et aux besoins de votre entreprise, ou d'un modèle créé par l'entreprise qui doit être révisé ou mis à jour.

Pour assurer un bon contrôle des versions, vous ne pouvez pas modifier un modèle existant s'il a déjà été publié. Au lieu de cela, vous devez dupliquer le modèle, en créant un nouveau projet de modèle que vous pouvez ensuite modifier.

Voici la marche à suivre pour dupliquer, modifier et mettre à jour un modèle existant :

• Dans la page Paramètres du compte, cliquez sur l'icône Modèles;
• Recherchez le modèle que vous souhaitez dupliquer et modifier dans la liste par ordre alphabétique des modèles existants ;
• Cliquez sur les trois points (…) à droite du nom/titre du modèle et sélectionnez Dupliquer dans les options ;
• Vous arrivez sur la page d'édition du modèle pour votre nouvelle version du modèle dupliqué ;
• Suivez maintenant les étapes à partir du titre Bienvenue dans l'éditeur de modèle Leo.

Cependant, vous devez modifier manuellement l'état de publication de l'ancienne et de la nouvelle version.

Modifier les statuts du modèle mis à jour et de la version précédente

Une fois que vous avez modifié ou mis à jour la nouvelle version du modèle de rapport, vous devez mettre à jour le statut de la nouvelle version et de l'ancienne version que vous remplacez :

• Pour activer la nouvelle version pour les utilisateurs, allez sur la page des modèles et cherchez le nom/titre de votre nouveau modèle ;
• Cliquez sur les trois points (...) à droite du nom du nouveau modèle ;
• Cliquez sur Modifier le statut et choisissez entre Publié, Test, Brouillon ou, si votre nouveau brouillon n'est pas correct, Inutilisé (la sélection de l'option Inutilisé supprime le modèle) ;
• Vérifiez que les autorisations sont correctes pour le modèle mis à jour. Pour ce faire, cliquez sur les trois points (…) à droite du nom du modèle et choisissez les groupes qui peuvent visualiser ou interagir avec le modèle à différents niveaux d'accès ;
• Maintenant que vous avez publié le nouveau modèle, vous devez également supprimer la version précédente afin de vous assurer que personne ne l'utilise par erreur. Pour ce faire, cliquez sur les trois points (...) à droite du nom du modèle précédent et modifiez son statut en Inutilisé. Le modèle sera ainsi supprimé.

Création d'un modèle à partir de zéro

Il se peut que vous souhaitiez créer un nouveau modèle sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Voici les étapes à suivre pour créer un nouveau modèle :

• Dans la page Paramètres du compte, cliquez sur l'icône Modèles;
• Cliquez sur le bouton vert NOUVEAU MODÈLE ;
• Remplissez les champs qui apparaissent dans le formulaire contextuel Nouveau modèle. Bien que seuls les champs marqués d'une étoile (*) soient obligatoires, nous vous recommandons de remplir tous les champs aussi complètement que possibles.

Nouveau modèle : configuration de la mise en page et du format

Nous expliquons ici les informations que vous devez saisir dans chacun des champs du formulaire :

• Nom : le nom ou le titre du modèle que vous créez. Nous recommandons un nom simple mais distinctif que les autres utilisateurs (disposant des autorisations appropriées) pourront retrouver facilement lors de recherches ultérieures. Le nom du modèle sera visible lorsque vous le connecterez au module auquel il appartient.
• Numéro de version : il s'agit d'une aide au contrôle des versions. Changez le numéro de version chaque fois que vous modifiez ou mettez à jour un modèle existant.
• Description : cette zone de texte plus large vous permet d'ajouter plus de détails sur l'objectif et le contenu du modèle de rapport.

Options de modèle

Utilisez les options de modèle comme suit pour définir la mise en page et le format que vous souhaitez :

• Sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez que le rapport soit édité ;
• Sélectionnez l'orientation de la page dans le menu déroulant à droite : Portrait ou Paysage ;
• Cochez ensuite les cases correspondant aux éléments que vous souhaitez inclure dans le rapport final :
  • Violations et risques : certaines questions du modèle permettront de générer des violations (généralement un manquement à la réglementation) ou des risques (généralement un manquement aux bonnes pratiques du marché) qui devraient être inclus dans le rapport final. Si vous cochez cette case, vous pourrez également spécifier les violations et/ou les risques qui pourraient survenir..
  • Rapport noté : les réponses seront notées en fonction d'un ensemble de lignes directrices et, par conséquent, un rapport noté sera alors automatiquement calculé
  • Plan de contrôle : pour les fiches de contrôles, il est possible de les lier au plan de contrôle

Options de rapport

• Cochez les cases correspondant aux éléments dont vous aurez besoin pour l'exportation d'un rapport au format PDF :
  • Résumé des anomalies : le résumé des anomalies, c’est-à-dire les risques, violations, points d’attentions et recommandations associées apparaîtront au début du rapport ;
  • Image de couverture du rapport : permet d’afficher une image de couverture en plus du logo sur la page de garde du rapport ;
  • Table des matières: permet d’afficher la table des matières du rapport ;
  • Confidentiel : permet d’indiquer si le rapport est confidentiel.

Action lors de la soumission du rapport

• Dans la liste déroulante, sélectionnez le processus de révision requis avant la soumission et la publication d'un rapport généré à partir de ces modèles. Les options sont les suivantes :
  • Nécessite une revue avant publication;
  • Revue requise si des risques ou des violations sont détectés;
  • Revue requise uniquement lorsque des violations sont détectées;
  • Publier automatiquement le rapport sans revue: ce qui signifie que le rapport ne sera pas soumis au processus de révision.
• Afin de valider tous les choix de l'écran Nouveau modèle, cliquez sur le bouton vert NOUVEAU MODÈLE;
• Vous arrivez sur la page intitulée : Bienvenue dans l'éditeur de modèle Leo, où vous définirez la structure et le contenu de votre modèle.

Où trouver votre modèle

Les détails de configuration que vous avez saisis sont maintenant enregistrés sous le nom/titre que vous avez donné à votre modèle. Si vous le souhaitez, vous pouvez terminer le reste du processus plus tard. Vous trouverez votre projet de modèle dans la liste par ordre alphabétique de la page des modèles dans les paramètres du compte.