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Vous pouvez utiliser Partage de documents pour demander des documents à d'autres utilisateurs de Leo ou à une tierce partie. Ces documents peuvent être importés sur Leo par eux. En général, les documents que vous demandez fournissent des informations complémentaires pour les rapports, mais il peut s’agir de tout type de document. Un exemple pourrait être une preuve d'identité, comme un passeport ou un justificatif de domicile.
- Vous pouvez configurer des demandes de documents avec le Partage de documents dans un rapport – partout où ils sont nécessaires en tant qu'informations complémentaires. Les utilisateurs peuvent importer le document dans le rapport (pour une question spécifique ou en tant que document générique à l'aide de l'option Pièces Jointes).
- Vous pouvez également faire des demandes d'échange de documents par e-mail - que vous pouvez envoyer à la fois aux utilisateurs Leo existants et aux personnes qui ne sont pas enregistrées auprès de Leo. Les e-mails contiennent un lien sécurisé permettant au destinataire d’importer les documents dont vous avez besoin.
- Vous pouvez demander plusieurs documents en même temps. Dans un rapport, insérez chaque demande de document à l'endroit approprié dans le modèle de rapport. Pour les demandes par e-mail, cliquez sur le bouton + pour ajouter un autre document à la liste des demandes.
Pour créer une demande de document, suivez ces étapes :
- Sur la page d'accueil, cliquez sur Partage de documents ;
- Cliquez sur le bouton vert NOUVELLE DEMANDE ;
- Remplissez les champs du formulaire Ajouter une demande de document, y compris :
- Nom de la demande: le nom sous lequel la demande sera répertoriée dans le Partage de documents ;
- Propriétaire: la personne qui demande le document, certainement vous ;
- Nom du demandeur : la personne à qui vous envoyez votre demande de document(s) ;
- Expire le : la date limite de la demande ; la date à laquelle vous avez besoin du document ;
- Documents demandés : le(s) document(s) dont vous avez besoin de la part du demandeur, comme un permis de conduire ou une facture de services publics ;
Cliquez sur ENREGISTRER.
NOTE : Une fois que vous avez cliqué sur ENREGISTRER , une autre fenêtre contextuelle s'affiche avec le brouillon de la demande par e-mail. Vous pouvez le MODIFIER ou l’ENVOYER .
- Dans la nouvelle fenêtre, ajoutez l'E-mail du demandeur;
- Si vous êtes prêt à envoyer la demande, cliquez sur ENVOYER ;
- Leo enverra automatiquement un e-mail au destinataire avec un lien sécurisé vers votre demande de document complétée, où il ou elle pourra télécharger le ou les document(s) que vous avez demandés.
Dans Partage de documents, vous pouvez voir le nombre de documents que le demandeur a importé.