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Tâches :
La vue "Tâches" du calendrier de conformité permet de superviser toutes les tâches terminées à venir et en retard enregistrées dans le logiciel. Si un rapport ou un registre au sein de Leo a une date d'échéance, il apparaîtra dans l'onglet "Tâches" du calendrier afin de gérer efficacement la charge de travail au sein de la conformité. Par défaut, les tâches sont affichées sous forme de tableau.
Du point de vue du responsable de la conformité, le calendrier permet une vision globale des activités de tous les collaborateurs, ce qui peut aider à fournir des rapports dans les délais et à allouer les ressources de manière efficace.
Sur le côté droit, vous pouvez changer l'affichage pour passer d’un tableau à un calendrier.
Dans le tableau, le type de tâche indique s'il s'agit d'un rapport, d'un registre ou d'un ajout manuel (tâche créée indépendamment d'un rapport ou d'un registre directement depuis le calendrier).
Si vous cliquez sur une tâche associée à un rapport / registre / recommandation / transaction personnelle, vous accéderez directement à la fonctionnalité correspondante.
Dans la vue du calendrier, vous verrez toutes les échéances, et en cliquant dessus, vous verrez un résumé de la tâche avec la date d'échéance, le propriétaire, le réviseur, le type de tâche, etc.
Outre les tâches associées à des rapports, des registres, des recommandations ou des transactions personnelles, l'utilisateur peut ajouter des tâches manuellement. Cliquez sur le bouton "Nouvelle tâche" pour ouvrir cette fenêtre :
- Nom de la tâche : le nom de la tâche.
- Date d'échéance : Sélectionnez une date d'échéance pour la tâche. Celle-ci sera classée comme à venir ou en retard dans le calendrier.
- Propriétaire : Ouvrez le menu déroulant pour voir tous les utilisateurs qui se trouvent dans le portail du client. Une fois choisi et confirmé, l'utilisateur sélectionné recevra une notification par email l'informant qu'une tâche lui a été assignée.
- Description : Ce champ permet aux utilisateurs de fournir des informations supplémentaires ou des notes relatives à la tâche. Par exemple, si un responsable de la conformité met en place cette tâche pour un employé, il peut fournir des informations supplémentaires pour l'aider à remplir ce document.
- Fréquence : Choisissez parmi une série d'options de fréquence pour renouveler automatiquement cette tâche si elle doit se répéter. Par exemple, un rapport à faire tous les ans peut être programmé pour se répéter chaque année.
- Parties prenantes : Chaque tâche n'a qu'un seul propriétaire, mais elle peut être rendue suivie par autant d'utilisateurs que vous le souhaitez.
- Projet : Vous pouvez créer une nouvelle tâche et l'affecter à des projets existants.
- Tags : Vous pouvez attribuer des tags aux tâches afin de les organiser ou de les identifier rapidement.
- Options de rappel : Pour faciliter la gestion des projets, les utilisateurs peuvent créer des dates de rappel supplémentaires qui enverront un courrier électronique à l'utilisateur assigné pour l'informer de l'imminence de l'échéance de la tâche.
- Onglet Pièce jointe : Vous pouvez joindre tous les fichiers nécessaires en rapport avec la tâche.
Projets :
Une fois que vous avez défini vos tâches, vous avez la possibilité de les ajouter à un projet.
Les projets permettent aux responsables de la conformité de votre entreprise d'organiser les tâches en groupes et de les assigner à différents membres de l'équipe.
Cela vous permet de créer différents projets avec possibilité d’ajouter des sous-tâches. Les projets sont affichés dans leur propre tableau qui permet d'ordonner les tâches en fonction de la date d'échéance, du nom de la tâche et du type de tâche.
Les projets peuvent être créés de la même manière que les tâches dans le calendrier. Dans la vue Projet, il existe un bouton "Nouveau projet". En cliquant dessus, le formulaire Nouveau projet s'affiche dans une nouvelle fenêtre.
Une fois le projet mis en place, vous pouvez créer une "nouvelle tâche" à partir de la page Tâches et l’associer au projet. Vous pouvez également cliquer sur "modifier le projet", ce qui vous permet de mettre à jour les informations saisies sur ce projet, telles que le nom du projet, la date d'échéance, le propriétaire du projet, la description et les parties prenantes au projet (ceux qui peuvent suivre le projet).