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Les groupes sont un élément important de Leo. Lorsque vous configurez un nouveau groupe, vous sélectionnez des autorisations spécifiques pour celui-ci. Ensuite, vous pouvez définir l'étendue de l'accès de chaque utilisateur à Leo en les affectant au groupe approprié qui correspond à leurs rôles respectifs.
Par exemple, un responsable de la conformité est généralement affecté au groupe de conformité, qui a très souvent la majorité des autorisations au sein de Leo, y compris la surveillance de la plupart des données. Les collaborateurs qui ne sont pas au sein du pôle conformité sont en général affectés au groupe d’employés. Ce groupe a des autorisations beaucoup plus limitées : les collaborateurs n'ont accès qu'aux données sur Leo qui leurs sont pertinentes, notamment les modules de déontologie et les politiques et procédures de la société.
Les groupes sont également utiles pour envoyer de la documentation à plusieurs utilisateurs, plutôt que de les envoyer individuellement. Par exemple, vous pouvez envoyer des attestations annuelles à tous les utilisateurs de votre groupe d'employés en même temps.
Vous pouvez ajouter ou limiter les autorisations attribuées à différents groupes à tout moment. Vous pouvez également déplacer des utilisateurs d’un groupe à un autre, ou ajouter/supprimer le nombre de groupes auxquels un utilisateur est affecté.
Créer un nouveau groupe
Leo fournit un ensemble standard de Groupes par défaut qui répondra à la plupart des besoins de votre société. Cependant (si vous disposez des autorisations appropriées pour le faire), vous souhaiterez peut-être créer un nouveau Groupe pour répondre aux exigences spécifiques de votre société.
Voici les étapes pour créer un nouveau Groupe :
- À partir de la page Paramètres du compte, cliquez sur Groupes ;
- Cliquez sur le bouton vert CRÉER UN GROUPE en haut à gauche de la page ;
- Complétez le formulaire en donnant au groupe un nom et une description ;
- Votre groupe sera désormais répertorié par ordre alphabétique sur la page d'accueil des Groupes;
- Vous pouvez cliquer sur les trois points (…) à droite du nom du groupe pour le Renommer, le Dupliquer ou le Supprimer ;
- Vous pouvez modifier les autorisations et les activités du groupe sur Leo à tout moment en sélectionnant le groupe à modifier parmi les autres. Utilisez les onglets AUTORISATIONS, MEMBRES, RAPPORTS AUTOMATIQUES et CATÉGORIES DE L’ACCUEIL à droite pour apporter les modifications nécessaires.
Attribuer des autorisations à un groupe
Chaque utilisateur de Leo est affecté à un Groupe (ou à des Groupes). Pour vous assurer que les employés ne peuvent accéder qu'aux informations sur Leo qui sont nécessaires et appropriées pour leurs rôles, vous devez attribuer les autorisations appropriées à chaque Groupe.
Chaque utilisateur de Leo est affecté à un groupe (ou à des groupes). Pour vous assurer que les collaborateurs ne peuvent accéder qu'aux informations sur Leo qui sont nécessaires et appropriées pour leurs rôles, vous devez attribuer les autorisations appropriées à chaque groupe.
Voici les étapes pour attribuer des autorisations à un groupe spécifique :
- À partir de la page Paramètres du compte, cliquez sur Groupes ;
- Dans la liste par ordre alphabétique qui apparaît, cliquez sur le groupe que lequel vous souhaitez modifier les autorisations ;
- À droite, vous voyez une liste d’autorisations. Utilisez les cases à cocher pour sélectionner (ou désélectionner) les actions que les utilisateurs du groupe sont autorisés à effectuer ;
- Vous pouvez modifier les activités du groupe sur Leo plus en détail, en utilisant les MEMBRES, les RAPPORTS AUTOMATIQUES et les CATÉGORIES DE L’ACCUEIL.
Pour en savoir plus, consultez l'article d'introduction sur les autorisations.
